El poder del personal como apoyo en los eventos y conferencias

Después de asistir a varias conferencias en México llega el momento en que observas con más detalle los diversos elementos que se unen para hacer un gran evento.

Un objetivo central de cada conferencia, evento o feria comercial es que las empresas muestren la mejor versión de ellos mismos ante sus principales interesados y clientes.

Desde el momento en que un delegado, consumidor o invitado llega a un evento, querrán sentirse impresionados y, como empresa que organiza el evento, querrás mostrar tu mejor nivel.

Y es solo por esta razón que creemos que es importante discutir el poder de las personas en los eventos.

El éxito de un buen equipo de apoyo en los eventos es que comprenden que están allí para representar a la empresa que organiza el evento.

Visita WOBI 

Son una extensión del propio equipo central de la empresa y trabajan arduamente para representar los valores de la empresa, incluso si es solo por un día.

Entonces, ¿cómo te aseguras de que el personal que contraste para ayudar con el registro, la navegación, el servicio de conserjería, el escaneo de sesiones y los mostradores de información en tu evento sean el tipo de personas que harán que la experiencia de un invitado sea increíble?

Pues bien, veamos estos consejos que te ayudarán a que el personal que contrates te ayude a que su función en tu evento funcione a la perfección:

1) No dejes al personal de reservas hasta el último minuto

No esperes hasta que tu presupuesto esté configurado para bloquear el elemento de personas de tu evento ya que puedes jugar con los números de personal hasta el día anterior.

Esto es importante porque debes asegurarte de tener acceso a las personas adecuadas: las personas que trabajan en las conferencias con regularidad y que saben lo que desean los delegados y los organizadores de la conferencia del evento.

[Fuentes: YouTube, WOBI y Forbes  ]

2) Deja que tu compañero de personal administre al personal para que puedas concentrarte en todo lo demás

La calidad del equipo que contrates es vital en este punto, es importante que ellos se sientan como “socios” junto con los organizadores y tomen el papel de administrar a las personas que llevan para el evento.

3) Comienza el proceso informativo temprano y sé específico

No dejes la sesión informativa para el personal el día del evento, ¡nunca hay suficiente tiempo!

Te recomendamos que comiences a filtrar la información al personal al menos una semana antes. Esto hará que el personal se sienta parte fundamental del evento.

Trata de mantener la información concisa y relevante para la función que cumplirá el miembro del personal.

También es recomendable que se creen informes y/o funciones a medida para cada componente de personas.

4) Llevar al personal al lugar el día anterior

Al hacer que el personal ingrese al lugar el día anterior, pueden entender mejor el espacio y les da suficiente tiempo para hacer preguntas.

Nunca hay tiempo suficiente para informar adecuadamente al personal en la mañana del evento, así que prepárense con antelación.

5) Da las gracias y lidera con refuerzo positivo

Estamos convencidos de que las personas responden positivamente a la gratitud y la empatía. Esto hará que los miembro del personal trabaje aún más e incluso hará que el miembro más débil del equipo mejore.

Sabemos que los presupuestos están limitados y que hay tantos elementos para equilibrar cuando se planifican eventos, que a menudo el componente de personas se queda hasta el final, donde los presupuestos son muy escasos.

Pero todavía hay formas de sobresalir, el componente de personas de tu evento es tan maleable, en el momento previo al día que eso es importante valorar y aprovechar.

Dejar una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *